Aktuelles

Was muss archiviert werden?

Laut §147 der Abgabenordnung müssen:

+Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und auch die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis nötig sind,
+empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
+Kopien von abgesendeten Handels- oder Geschäftsbriefen,
+Buchungsbelege und
+sonstige Unterlagen die für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre aufbewahrt werden.

Dazu gehört auch der Schriftverkehr, zum Beispiel Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge, auch wenn diese per E-Mail versendet werden.

Da in der Praxis viele Unternehmen in Anbetracht der großen Massen E-Mails einfach alle Mails archivieren, kann sie das in rechtlichen Konflikt mit anderen Gesetzen bringen. Mehr dazu bei "Rechtliche Konflikte".

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Laut §257 Handelsgesetzbuch und §147 Abgabenordnung müssen:

+Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zum Verständnis benötigten Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen und Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
+Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Kopien der versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen die für die Besteuerung Interessant sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Auch hier ist bei den meisten Unternehmen im Anbetracht der Massen an Mails eine zuverlässige Kategorisierung kaum möglich.
Deshalb werden oft einfach alle E-Mails mindestens zehn Jahre gespeichert.

Welche Anforderungen werden an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung gestellt?

Im Grunde genommen müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Außerdem müssen die Daten jederzeit maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist in diesem Fall nicht ausreichend.
Einen Leitfaden stellen die Ausführungen des Verbandes Oragnisations- und Informationssysteme e.V. zur revisionssicheren elektronischen Archivierung dar:

+Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
+Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen - kein Dukument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
+Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
+Jedes Dokument muss mit seinem Orginal übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
+Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
+Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
+Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
+Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
+Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
+Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI):
http://voi.de/phocadownload/voi_merksaetze_der_archivierung.pdf

Wer trägt die Verantwortung?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist verantwortlich für die rechtmäßige umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen in schweren fällen sogar Freiheitsstrafen.

Rechtliche Konflikte

Naheliegend wäre natürlich die automatische Archivierung von E-Mails sofort bei Ein- oder Ausgang. So kann sichergestellt werden, dass die Archivierung wirklich vollständig erfolgt. Weiterhin hat diese Methode den Vorteil, dass der Empfänger die E-Mails vor der Archivierung nicht manipulieren kann.

Das Problem

Wenn den Mitarbeitern die private Nutzung von E-Mail gestattet ist, so ist das Unternehmen in diesem Fall ein geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten und unterliegt somit den Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG), die mit der zentralen und automatischen Archivierung aller Mails in Konflikt stehen.

Eine Möglichkeit zur Lösung dieses Problems wäre das Untersagen der privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz, oder das Unternehmen schreibt die ausschließliche Nutzung externer Dienste für die private E-Mail-Kommunikation vor.