Dokubit - Details

Digitale Archivierung für mittelständische Unternehmen

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Was wird archiviert

Alles was anfällt! ... also:

• Lieferscheine
• Rechnungen
• Briefe
• Faxe
• Emails
• Laufkarten
• Pläne

Die Dokumente können bestimmten Kunden oder Schlagwörtern zugeordnet werden, so dass sie nicht nur einzelne Dokumente schnell finden, sondern Dokumentengruppen erhalten und zu einem Geschäftvorgang zusammengehörige Dokumente sich anzeigen lassen können. In den meisten Fällen geht diese Zuordnung zudem automatisch und greift auf vorhandene Daten zurück.

Wie wird archiviert?

Die Archivierung geschieht bei elektronischen Dokumenten  automatisch. Dokumente in Papierform müssen eingescannt werden. Dabei liest eine OCR-Software den Inhalt aus, so dass eine Volltextsuche über alle Dokumente möglich ist.

Dokubit besitzt einen speziellen Suchalgorithmus, der es ermöglicht Dokumente in Sekundenbruchteilen zu finden. Zur Strukturierung stehen virtuelle Ordner und individuelle Suchmasken zur Verfügung, wobei nach bestimmten Suchkriterien aber auch der gesamte Text des Dokumentes durchsucht werden kann.

Arbeitsabläufe, wie die Eingangsrechnungsprüfung, können vollständig digitalisiert und automatisiert werden. Bearbeite Dokumente stehen dem nächsten Bearbeiter zur Verfügung. Ein integriertes Wiedervorlagesystem unterstützt sie zudem bei der termingerechten Bearbeitung Ihrer Dokumente.

In den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vom 16.7.2001 wird  verlangt, dass der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen alle für die Besteuerung relevanten Daten, die mittels EDV-Verfahren erstellt wurden, in auswertbarer digitaler Form (per „Datenzugriff“) bis zum Abschluss der Prüfungen – also ggf. für die gesamte Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – zur Verfügung stehen. Ein Ausdruck dieser Daten reicht nicht mehr aus.  Dokubit gewährleisten diesen Datenzugriff Systemunabhäng.und entspricht darin der Anforderung des Gesetzgebers  nach Unveränderbarkeit der Daten, sowie nach einem einfachen und schnellen Zugriff.

Für die Speicherung der Dokumente benötigt man  entsprechende Speicherkapazität. Für 1400.000 gescannte Dokumente, was 4000 gut gefüllten Aktenordnern entspricht, braucht man 72 GB Festplattenplatz. Daten können jederzeit auf CD-Rom oder DVD ausgelagert weder.

Dann mailen Sie uns oder rufen uns an. Gerne bereiten wir Ihnen ein konkretes Angebot oder führen Ihnen Dokubit vor.